Mengelola Data

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat, mutakhir, aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data mencakup :

a.  Pengumpulan data

b.  Integritas pengujian

c. Penyimpanan

d. Keamanan

e. Pemeliharaan

f. Organisasi

g. Pengambilan

a.  Pengumpulan Data     

Pengumpulan dapat dilakukan :

• Dilapangan
• Dari individual
• Melalui metoda manual
• Time Studies
• Surveys
• Observations
• Contributions dari expert
• Menggunakan instrument-instrument dan sensor2
• Transaction processing system (TPS)
• Via electronic transfer
• Dari web site (clickstream)

Sumber-sumber data

1. Sumber Data Internal umumnya disimpan dalam data base perusahaan. Data tentang people, products, services, dan processes.
2. Data Personal  adalah dokumentasi dari expertise pegawai perusahaan umumnya dipelihara    oleh pegawai, dalam bentuk : 

1. Estimasi penjualan
2. Opini tentang para pesaing
3. business rules
4. Procedures
5. Dls.

3. Sumber data External  dapat berasal dari database komersial ataupun laporan-laporan   Pemerintahan
4. Internet dan Commercial Database Services dapat diakses melalui internet.

  

b. Integritas Pengujian

Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS (Data base Manajemen system). Masalah redudansi sering terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media penyimpanan Beberapa masalah kualitas data disebabkan oleh redudansi dann ketidakkonsistenan data yang dihasilkan oleh lingkungan file tradisional. Masalah kualitas data seperti kesalahan dalam penulisan nama, angka yang tertukar, atau kode yang salah atau hilang. Analisis kualitas data dimulai dengan audit kualitas data, yaitu suatu penyelidikan terstruktur mengenai ketetapan dan level kelengkapan data dalam sistem informasi. Data cleasing dan data scrubbing terdiri dari aktivitas untuk mendikteksi dan mengkoreksi data dalam database atau file yang salah, tidak lengkap belum diformat atau pengulangan data.

c. Penyimpanan Data

Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi di mana data dan informasi disimpan dalam suatu cara yang terorganisir untuk penggunaan dikemudian hari. Untuk tujuan penyimpanan, data secara khusus diorganisir ke dalam kategori  berikut:

• Field adalah sekelompok karakter yang menggambarkan karakteristik orang, tempat, sesuatu hal, atau peristiwa. Pada slide/tayangan ini, nama seseorang adalah merupakan suatu field.
• Record adalah suatu kumpulan dari field yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu record daftar gaji karyawan, pada umumnya berisi beberapa field, seperti nama mereka, nomor jaminan sosial, departemen/unit kerja, dan gaji.
• File adalah suatu kumpulan dari record yang saling berhubungan. Sebagai contoh, suatu file daftar gaji berisi record gaji untuk semua karyawan suatu perusahaan.
• Database adalah suatu kumpulan terintegrasi dari file yang saling berhubungan.
• Sebagai contoh, database personil suatu perusahaan berisi file gaji, kegiatan personil, dan ketrampilan karyawan.

Penyimpanan data meliputi :

1. Penyimpanan Berurutan (Sequential Access Storage Device)

-          Suatu organisasi / penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari suatu catatan mengikuti satu atatan lain dalam suatu urutan tertentu .

-          Contoh pita magnetik yang digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki bentuk fisik yg sama dengan pita audio.

2. Penyimpanan Akses Langsung (Direct Access Storage Device)

-          Cara mengorganisasikan data yang ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara   berurutan.

-           DASD dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan dan digunakan sebagai media input.

d. Keamanan

Keamanan data telah menjadi bagian dari pengembangan teknologi informasi mengingat bahwa berjuta-juta bit informasi telah dipertukarkan dalam jaringan komputer terutama di internet. Masalah keamanan data dapat diklassifikasi kedalam beberapa dimensi. Suatu situs komersial misalnya harus memenuhi persayaratan berikut ini.

• Secrecy: kategori kemanan komputer yang meliputi perlindungan data/informasi terhadap akses dari pihak-pihak yang tidak berhak serta masalah keaslian (autentik) dari sumber data/informasi. Masalah secrecy berkaitan dengan proses enkripsi-dekripsi serta proses autentikasi.
• Integrity: kategori keamanan data yang menjamin bahwa data tidak terganggu selama proses transfer dari sumber ke tujuan melalui saluran-saluran komunikasi. Masalah integrity berkaitan dengan bagaimana melindungi data dari penyusup yang berusaha masuk ke sumber data, atau menyusup dalam jaringan data, untuk mengubah dan merusak. Masalah virus yang bisa menghancurkan data juga menjadi bagian dari integrity.
• Availability: kategori keamanan data yang bisa mempertahankan sumber informasi agar selalu sedia dan aktif melayani para penggunanya. Masalah availability berkaitan dengan usaha melindungi server dari gangguan yang bisa menyebabkan server gagal memberi pelayanan (denial of service / DOS).

Jenis Keamanan Data

Keamanan data ada beberapa macam, diantaranya Enkripsi, Firewall, Secure Socket Layerv, Kriptografi, Pretty Good Privacy.

• Enkripsi adalah sebuah proses yang melakukan perubahan sebuah kode dari yang bisa dimengerti menjadi sebuah kode yang tidak bisa dimengerti (tidak terbaca). Enkripsi juga dapat diartikan sebagai kode atau chipper.
• Firewall adalah suatu keamanan yang bersifat seperti sebuah filter yang bertujuan untuk menjaga (prevent) agar akses (ke dalam atau ke luar) dari orang yang tidak berwenang tidak dapat dilakukan.
• Secure Socket Layerv adalah suatu bentuk penyandian data sehingga informasi rahasia seperti nomor kartu kredit atau kontrol autentikasinya tidak dapat dibaca atau di akses oleh pihak lain selain pemiliknya daan server (pemilik servis).
• Kriptografi adalah seni menyandikan data. Menyandikan tidak harus berarti menyembunyikan meskipun kebanyakan algoritma yang dikembangkan di dunia kriptografi berhu bungan dengan menyembunyikan data.
• Pretty Good Privacy adalah salah satu algoritma keamanan komunikasi data melalui internet untuk komunikasi harian semacam electronic mail. PGP merupakan gabungan antara sistem pembiatan digest, enkripsi simetris dan asimetris.

e. Pemeliharaan data

            Pemeliharaan data perlu dilakukan untuk mencapai data yang berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini termasuk penting karena berpengaruh pada pengambilan keputusan perusahaan.

f. Organisasi data

            Perusahaan menyimpan data dalam jumlah yang besar di system informasi berbasis komputernya hanya karena perusahaan tersebut melakukan begitu banyak transaksi bisnis. Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak akan berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat menggunakan data dan terhindar dari kekacauan, kondep data telah di pecah dan dikurangi menjadi konsep – konsep yang lebih kecil. Konsep – konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok – balok pembangun yang dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

g. Pengambilan

            Setelah dilakukan pengumpulan, pengujian, penyimpanan, keamanan , pemeliharaan, dan organisasi, langkah selanjutnya adalah pengambilan data yang di butuhkan perusahaan dalam pengambilan keputusan bisnis yang sesuai.

Database telah mengalami perkembangan sejalan dengan penelitian-penelitian para ahli, ada beberapa model database :

1. Hierarchical database

Adalah merupakan kumpulan record yang dihubungkan satu sama lain yang membentuk struktur pohon

2. Network Database

Database yang terbentuk dari sekumpulan record yang membentuk relasi dalam bentuk ring

3. Relational Database

Berisi kumpulan tabel, dimana setiap tabel mempunyai nama dan struktur yang unik. Dalam setiap tabel, masing-masing record data diorganisasikan dalam struktur yang sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi penghubung antara satu dengan lainnya

4. Web Warehause

Data warehouse (gudang data) merupakan sebuah database dengan peralatan pembuatan laporan dan query yang menyimpan data kini dan data historis secara terpusat,biasanya digunakan untuk menyajikan laporan dan melakukan analisis guna mendukung pengambilan keputusan manajerial.

B. Membuat Basis Data

            Konsepnya, proses pembuatan sebuah data base melibatkan 3 langkah utama, yaitu :

1. menetukan kebutuhan data, berdasarkan pendekatan yang berorientasi pada proses dan pemodelan perusahaan.
2. menguraikan data tersebut
3. memasukkan data ke dalam basis data